E-Fatura / E-Arşiv / Sipariş Eşleşmesi
Otomatik faturalama
E-Fatura mı, e-Arşiv mi?
| Tip | Kime kesilir? | Nereye gider? | Yasal süre |
|---|---|---|---|
| E-Fatura | GİB'e kayıtlı (mükellef) firmalar — VKN ile | GİB üzerinden alıcının firma kutusuna | Anlık (genelde 1-5 dk) |
| E-Arşiv | Bireysel müşteri (TC kimlik) veya GİB'e kayıtsız firmalar | GİB e-arşiv portalına raporlanır + müşteriye PDF e-posta/SMS gider | Ertesi gün 23:59'a kadar raporlanır |
| İrsaliye | Mal teslimi anında (isteğe bağlı) | GİB'e iletilir + sürücüye PDF | Anlık |
Sistem alıcının VKN/TCKN bilgisinden otomatik karar verir: 10 haneli VKN + GİB mükellef listesinde varsa → E-Fatura, aksi hâlde → E-Arşiv.
Fatura ne zaman otomatik oluşur?
- Pazaryeri siparişi onayı — sipariş hazırlanma/kargo durumuna geçtiğinde
- POS satışı — satış kapatıldığında fatura veya ödeme makbuzu eşzamanlı oluşur
- E-ticaret siparişi — OpenCart/Ideasoft siparişi kargolandığında
- Manuel — Faturalar → Yeni Fatura
Aynı siparişe iki kez fatura kesilmesi engellenir: var olan kayıt kullanılır.
Fatura durumları ve anlamları
| Durum | Anlamı | Sonraki adım |
|---|---|---|
| Pending | Kaydedildi, entegratöre henüz gönderilmedi | Saatte bir çalışan görev gönderir |
| Queued | Entegratöre iletildi, sıraya alındı | 2 saatte bir durum sorgulanır |
| Draft | GİB taslak listesinde, imza bekleniyor | Otomatik imzalanır |
| Sent | Entegratöre teslim edildi, ETTN alındı | Tekrar sorgulanmaz |
| Accepted | GİB kabul etti, yasal geçerlilik kazandı | Pazaryerine bildirilir |
| Rejected | GİB veya alıcı reddetti | Otomatik yeniden deneme zinciri devreye girer |
| Error | Teknik hata (entegratör/bağlantı) | 30 dakikada bir yeniden denenir |
| Cancelled | İptal edildi | Yasal süre aşıldıysa GİB'de kalır |
Sık karşılaşılan fatura sorunları
“Rejected” görünüyor ama fatura aslında geçti — GİB Portal zaman zaman Rejected döner hâlbuki fatura kabul edilmiştir. ETTN alınmışsa ya da pazaryerine iletilmişse sistem reddi göz ardı eder. Kesin doğrulama GİB Portal'dan yapılır.
“Error” durumunda takıldı — Fatura detayındaki hata metnini okuyun. Entegratör kullanıcı/şifresi doğru mu? Kontör var mı? VKN/TCKN 10/11 hane ve sayısal mı? Düzelttikten sonra listeden Tekrar Gönder.
Pazaryeri faturayı almadı — Bazı pazaryerleri belgeyi entegratörden kendisi çeker ve yoğunlukta zaman aşımına düşer. Faturanız usulüne uygun kesilmiş ve geçerlidir; yoğunluk azalınca tekrar göndermek genelde yeterlidir.
E-Arşiv kesildi ama müşteri PDF almadı — Müşterinin e-posta/telefonu eksik olabilir. Fatura detayından Tekrar İlet ile SMS/e-posta gönderin.